Regulamin świadczenia usług

§ 1. Usługodawca

Usługodawcą i operatorem serwisu CEPiK.info jest Generum sp. z o.o. z siedzibą w Zgierzu:

Adres	ul. Bazylijska 39L, 95-100 Zgierz, Polska
NIP	7322170875
VAT EU	PL7322170875
KRS	0000442798
REGON	101518061
E-mail	[email protected]
Telefon	501 555 365 (pon-pt 8:00-17:00)

Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną i jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem umowy, w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.

§ 2. Definicje

• Klient: przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność, osoba prawna lub jednostka organizacyjna) korzystający z Usługi w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową.
• Usługa Monitoringu: cykliczna, automatyczna weryfikacja statusu uprawnień Kierowców w bazie CEPiK wraz z powiadamianiem Klienta o wykrytych zmianach.
• Kierowca: osoba fizyczna wskazana przez Klienta do objęcia monitoringiem (pracownik lub współpracownik).
• Alert: powiadomienie SMS i/lub e-mail wysyłane po wykryciu zmiany statusu uprawnień Kierowcy.
• Cennik: zestawienie opłat dostępne na stronie cepik.info/#cennik.
• Umowa powierzenia (DPA): umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO, zawierana między Klientem a Usługodawcą.
• Okres rozliczeniowy: miesiąc lub rok kalendarzowy, zależnie od wybranego planu.

§ 3. Charakter i zakres usługi

CEPiK.info jest narzędziem wspierającym Klienta w zachowaniu należytej staranności przy dopuszczaniu Kierowców do prowadzenia pojazdów. Usługa nie gwarantuje uniknięcia odpowiedzialności ani sankcji. Dostarcza informacji i dowodów weryfikacji, natomiast decyzje kadrowe i organizacyjne pozostają po stronie Klienta.

Usługa obejmuje:

• weryfikację statusu uprawnień Kierowców w bazie CEPiK co najmniej raz na dobę, także w weekendy i dni ustawowo wolne od pracy;
• wysłanie Alertu niezwłocznie po wykryciu zmiany, docelowo w czasie krótszym niż 60 sekund od momentu wykrycia zmiany przez system (a nie od chwili jej zarejestrowania w bazie CEPiK);
• dostęp do historii weryfikacji stanowiącej dowód należytej staranności;
• w planach obejmujących moduły dodatkowe (zgodnie z Cennikiem): monitoring terminów badań technicznych pojazdów i polis OC/AC oraz terminów kadrowych (badań lekarskich, badań psychologicznych, szkoleń BHP i kwalifikacji) wraz z przypomnieniami SMS i e-mail;
• import listy Kierowców z pliku (Excel/CSV) lub ręczne wprowadzenie danych.

Szczegółowy zakres funkcji poszczególnych planów, w tym modułów dodatkowych, określa Cennik.

Usługa opiera się na danych udostępnianych przez system CEPiK i inne źródła państwowe, na których aktualność i dostępność Usługodawca nie ma wpływu.

§ 4. Zawarcie umowy i wymagania techniczne

Umowa zostaje zawarta z chwilą uruchomienia Usługi dla Klienta, po wyborze planu, akceptacji Regulaminu oraz zawarciu Umowy powierzenia (DPA). Do korzystania z Usługi niezbędne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka, czynny adres e-mail oraz numer telefonu komórkowego do odbioru Alertów SMS.

Klient zobowiązuje się nie dostarczać treści o charakterze bezprawnym oraz korzystać z Usługi zgodnie z prawem i Regulaminem.

§ 5. Obowiązki Klienta i podstawa przekazania danych

Klient przekazuje dane Kierowców we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność jako administrator tych danych. Klient oświadcza, że dysponuje podstawą prawną do ich przetwarzania i powierzenia (w szczególności w ramach stosunku pracy lub umowy cywilnoprawnej) oraz że spełnił wobec tych osób obowiązki informacyjne wynikające z RODO.

Klient odpowiada za poprawność i aktualność wprowadzonych danych oraz za zabezpieczenie danych dostępowych do konta.

§ 6. Płatności

Wysokość opłat określa Cennik. Ceny podawane są w kwotach netto; do każdej płatności doliczany jest podatek VAT według obowiązującej stawki, a Usługodawca wystawia fakturę.

• Rozliczenie następuje miesięcznie lub rocznie, zgodnie z wybranym planem.
• Płatność realizowana jest kartą za pośrednictwem operatora płatności (Przelewy24) albo przelewem na podstawie faktury z terminem 14 dni.
• W razie zwłoki w płatności Usługodawca może zawiesić świadczenie Usługi po uprzednim wezwaniu do zapłaty i wyznaczeniu dodatkowego terminu nie krótszego niż 7 dni.
• Usługodawca może zmienić Cennik; o zmianie informuje Klienta z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni. Zmiana nie dotyczy opłaconego z góry Okresu rozliczeniowego. Brak akceptacji nowych cen uprawnia Klienta do wypowiedzenia umowy ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu rozliczeniowego.

§ 7. Czas trwania i rozwiązanie umowy

Umowa zawierana jest na czas nieokreślony. Klient może ją wypowiedzieć w każdym czasie ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu rozliczeniowego, bez kar umownych. Wniesione z góry opłaty za niewykorzystany okres roczny podlegają proporcjonalnemu zwrotowi, chyba że strony uzgodnią inaczej.

Po zakończeniu umowy Klient może wyeksportować dane Kierowców do pliku CSV w terminie 30 dni; po tym czasie dane przetwarzane w ramach Usługi są usuwane zgodnie z Umową powierzenia.

Usługodawca może wypowiedzieć umowę z ważnych przyczyn (m.in. rażące naruszenie Regulaminu, korzystanie z Usługi niezgodnie z prawem) z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia.

§ 8. Odpowiedzialność

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• przerwy lub błędy wynikające z awarii, niedostępności lub nieprawidłowości danych systemu CEPiK i innych źródeł państwowych;
• skutki decyzji kadrowych i organizacyjnych Klienta podjętych na podstawie informacji z Usługi;
• szkody wynikłe z podania przez Klienta nieprawidłowych lub nieaktualnych danych.

Całkowita odpowiedzialność Usługodawca wobec Klienta z tytułu umowy ograniczona jest do wysokości sumy opłat netto uiszczonych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę. Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów.

§ 9. Siła wyższa

Żadna ze stron nie odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy w zakresie wynikającym z działania siły wyższej, zdarzeń niezależnych od stron, których skutkom nie można było zapobiec mimo zachowania należytej staranności (m.in. klęski żywiołowe, awarie infrastruktury teleinformatycznej lub energetycznej, działania organów władzy publicznej, cyberataki).

§ 10. Reklamacje

Reklamacje należy zgłaszać na adres [email protected]. Zgłoszenie powinno zawierać dane Klienta oraz opis problemu i okoliczności jego wystąpienia. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie do 14 dni kalendarzowych od jej otrzymania i informuje Klienta o sposobie rozpatrzenia drogą elektroniczną.

§ 11. Ochrona danych osobowych: role stron

W ramach Usługi występują dwie odrębne role:

• W zakresie danych konta i danych rozliczeniowych Klienta (dane firmy, osoby kontaktowej, dane do faktury) Usługodawca jest administratorem w rozumieniu RODO. Zasady opisuje Polityka prywatności.
• W zakresie danych Kierowców przekazanych do monitoringu Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający (procesor) na podstawie Umowy powierzenia (art. 28 RODO); administratorem pozostaje Klient.

Do monitoringu wystarczają: imię, nazwisko oraz numer blankietu prawa jazdy. W ramach modułów dodatkowych Klient może powierzyć także terminy badań, szkoleń i kwalifikacji Kierowców oraz dane pojazdów (numer rejestracyjny, terminy badań technicznych i polis). Numer PESEL nie jest wymagany i nie jest pozyskiwany. Zawarcie Umowy powierzenia jest warunkiem uruchomienia Usługi Monitoringu.

§ 12. Zmiany Regulaminu

Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zakresu Usługi, wymogów technicznych). O zmianie Klient zostanie poinformowany drogą elektroniczną co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie. Brak akceptacji uprawnia Klienta do wypowiedzenia umowy ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu rozliczeniowego.

§ 13. Podstawa prawna

Regulamin sporządzono w oparciu o:

• ustawę z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) wraz z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
• ustawę z dnia 12 lipca 2024 r., Prawo komunikacji elektronicznej,
• ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r., Kodeks cywilny.

§ 14. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie. Spory wynikające z umowy rozstrzyga sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują moc.